Louer ou mettre en location un bien immobilier nécessite une préparation rigoureuse. Une documentation complète et conforme à la législation est essentielle pour assurer une transaction fluide et éviter les litiges. Ce guide détaillé, à destination des locataires et des bailleurs, présente l'ensemble des documents nécessaires.
Documents à fournir par le locataire
Le locataire doit fournir des justificatifs prouvant son identité, sa solvabilité et sa situation professionnelle. L’exhaustivité de ces documents est primordiale pour l’acceptation de sa demande de location. L’absence d’un document clé peut entraîner un refus de la part du bailleur.
Pièces d'identité et justificatifs de domicile
- Carte nationale d'identité ou passeport (original et copie) : Pièce maîtresse, elle atteste de l'identité du locataire. Pour les étrangers, un titre de séjour valide est requis.
- Justificatif de domicile récent (moins de 3 mois) : Facture d'électricité (EDF, Enedis), facture de téléphone fixe, quittance de loyer, ou avis d'imposition. Les justificatifs électroniques sont de plus en plus acceptés, mais leur validité doit être confirmée auprès du bailleur ou de l'agence. Plus de 70% des agences acceptent désormais les versions numériques.
- Permis de conduire : Bien que facultatif, il peut servir de document complémentaire et confirmer l'adresse du locataire.
Justificatifs de ressources et de solvabilité
- Trois derniers bulletins de salaire (ou équivalent) : Essentiels pour évaluer la solvabilité du locataire et sa capacité à payer le loyer. Pour les professions libérales, une déclaration de revenus (2035), un avis d'imposition ou des relevés de compte bancaire prouvant les revenus réguliers sont nécessaires. Les retraités fourniront leur dernier avis de retraite. En moyenne, les bailleurs exigent un salaire au moins 3 fois supérieur au loyer mensuel.
- Attestation de l'employeur (pour CDI/CDD) : Cette attestation officielle mentionne la date d'embauche, le type de contrat (CDI, CDD, intérim), la rémunération brute mensuelle et la durée du contrat. Elle renforce la fiabilité des informations fournies.
- Relevé d'identité bancaire (RIB) : Obligatoire pour les virements de loyer. Il facilite les prélèvements automatiques mensuels par le bailleur.
- Pour les locataires avec garant : Le garant doit fournir les mêmes documents que le locataire principal (identité, justificatifs de domicile, ressources) ainsi qu'un justificatif de lien de parenté (acte de naissance, livret de famille). La garantie locative est souvent exigée pour les locataires en situation précaire.
Situations particulières: documents spécifiques
Certaines situations nécessitent des documents supplémentaires pour prouver la solvabilité du locataire.
- Étudiants : Attestation de scolarité, un garant (quasi obligatoire), et éventuellement une attestation de bourse ou un justificatif de ressources des parents.
- Chômeurs : Attestation Pôle Emploi, justificatifs de ressources (allocations chômage), et souvent un garant pour compenser l’absence de revenus réguliers. Environ 85% des bailleurs refusent une demande sans garant dans ce cas.
- Fonctionnaires : Notification de situation administrative.
- Expatriés : Visa de long séjour, contrat de travail, justificatifs de revenus internationaux (relevés bancaires, attestation de l'employeur). La liste varie selon le pays d'origine et le type de visa. Une traduction certifiée conforme peut être nécessaire.
Documents nécessaires au bailleur
Le bailleur, pour sa part, doit présenter des documents prouvant sa légitimité à louer le bien et son respect des normes en vigueur.
Titres de propriété et justificatifs de propriété
- Acte de propriété (original ou copie certifiée conforme) : Document officiel indispensable, il atteste de la propriété du bien immobilier. Il permet de vérifier l'identité du propriétaire et son droit de louer le bien. Une copie certifiée conforme est généralement suffisante.
Diagnostics immobiliers obligatoires
- Diagnostic de performance énergétique (DPE) : Obligatoire depuis 2007, ce diagnostic classe le logement selon sa consommation énergétique et ses émissions de gaz à effet de serre. Il est crucial pour informer le locataire sur la performance énergétique du bien.
- Diagnostic amiante : Obligatoire pour les logements construits avant le 1er juillet 1997. Il détecte la présence d'amiante dans le logement, un matériau cancérigène.
- Diagnostic plomb : Obligatoire pour les logements construits avant le 1er janvier 1949. Il permet de détecter la présence de plomb dans les peintures. Un taux de plomb supérieur à 1mg/cm² nécessite des travaux de rénovation.
- Diagnostic termites : Obligatoire dans les zones à risques définies par arrêté préfectoral. Il permet de détecter la présence de termites et de prévenir les dégâts importants qu'elles peuvent causer.
- État des risques naturels et technologiques (ERNT) : Ce document informe sur les risques naturels (inondations, séismes…) et technologiques (risques industriels…) auxquels le logement est exposé.
Documents spécifiques à la copropriété
- Règlement de copropriété : Pour les biens en copropriété, il est nécessaire de fournir le règlement de copropriété, qui détaille les règles de fonctionnement de la copropriété. Un extrait du règlement est souvent suffisant.
- Derniers procès-verbaux d'assemblées générales de copropriété : Ces procès-verbaux informent sur les décisions prises lors des assemblées générales et l'état financier de la copropriété.
Assurance
- Assurance propriétaire non-occupant (PNO) : Cette assurance est obligatoire pour protéger le bailleur contre les risques liés à la location (dégâts des eaux, incendie, responsabilité civile…).
Aspects légaux et conseils pratiques pour une location réussie
La législation encadrant la location est complexe. La Loi Alur (Accès au Logement et Urbanisme Rénové) de 2014, par exemple, a introduit de nombreuses modifications. Il est conseillé de se renseigner sur les réglementations en vigueur auprès des organismes compétents.
Voici quelques conseils pratiques pour une location sereine :
- Faites des copies de tous les documents : Gardez une trace de tous les documents fournis.
- Organisez vos documents clairement : Présentez les documents de manière ordonnée et lisible.
- Vérifiez la validité des documents : Assurez-vous que tous les documents sont à jour.
- Contactez un professionnel de l'immobilier : N'hésitez pas à solliciter l'aide d'un agent immobilier ou d'un notaire pour vous accompagner dans les démarches.
- Prévoyez un délai suffisant : La constitution du dossier locatif prend du temps. Anticipez les délais pour éviter les retards.
- Consultez un avocat en cas de litige : En cas de difficultés ou de litiges, n'hésitez pas à consulter un avocat spécialisé en droit immobilier.
Une préparation méthodique et une documentation complète sont indispensables pour une location réussie, garantissant une transaction sécurisée et transparente pour toutes les parties.